Convocatoria para elección de agendas para FAMTRIPS

Esta invitación está dirigida a tour operadores y agencias de viajes de la Región Pacífico y estará disponible a partir de la fecha hasta el 28 de junio del 2021 a las 8:00 a.m.

Uno de los objetivos del proyecto «Consolidación del destino turístico Región Pacífico, a partir del fortalecimiento de sus activos culturales y naturales Cauca, Nariño, Chocó, Valle del Cauca» es posicionar a la región como un destino turístico nacional e internacional a partir de un plan de divulgación y promoción especializado, dentro del cual se establecieron como actividades de promoción y mercadeo de los productos turísticos del Pacífico, la realización de Viajes de Familiarización (Fam Trips) con agencias mayoristas del turismo de acuerdo al mercado objetivo. Los viajes de familiarización son viajes de cortesía que se ofrecen a mayoristas de turismo, operadores turísticos o agencias de viajes para que puedan vivir la experiencia de un destino turístico, con el fin de reconocer y posicionar el destino y lograr el fortalecimiento de futuras relaciones comerciales con la zona. 

La presente convocatoria tiene como propósito principal la elección de agendas para la realización de Viajes de Familiarización donde se visibilice, divulgue y promocione la oferta turística de la Región Pacífico, en mercados prioritarios de alcance nacional e internacional.  

De esta manera se convoca a empresarios del sector que cuenten con oferta de agendas en portafolios turísticos de la Región Pacífico con enfoques para los mercados nacionales e internacionales y que estén relacionados con las cuatro líneas de productos estratégicos: (1) Paraíso Litoral (2) Herencia Cultural (3) Travesía Natural (4) Experiencia Mística.  

¿CÓMO PARTICIPAR PARA LA ELECCIÓN DE LAS AGENDAS DE LOS VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN?

El proceso de selección de agendas para los viajes de familiarización es el siguiente:

  1. Consultar la información de la convocatoria publicada en la página web oficial del proyecto, de la RAP Pacífico y demás medios de difusión.
  2. Preparar los documentos y soportes correspondientes a los requisitos habilitantes y criterios calificables solicitados, teniendo en cuenta las fechas límites de la convocatoria.
  3. Ingresar al link https://forms.gle/bYs3mUyMRNVEas7b8 para registrar la información correspondiente y cargar los documentos solicitados y formatos proporcionados por el proyecto. 
  4. Verificación de los requisitos y puntajes de cada empresario, por parte del comité evaluador.
  5. Publicación del listado de Agendas seleccionadas para la realización de los FAMTRIPS 

Cada agenda deberá contar con un diseño del recorrido que va desde la definición de los productos y experiencias que se quieren promocionar, hasta las actividades, instalaciones (hoteles, restaurantes, parques, etc.) y experiencias definidas en un cronograma detallado, describiendo horarios, tiempos de duración de actividades y desplazamientos, así como valores de alojamiento, transporte, alimentación y actividades en el destino. 

Frente al contenido de las agendas, es importante aclarar que:

  • Deberán ser multiproducto, es decir que integra al menos 2 productos turísticos de los cuatro priorizados por el proyecto: Paraíso Litoral, Herencia Cultural, Experiencia Mística, Travesía Natural.
  • Deberán tener una duración máxima de 6 días 5 noches, en cada uno de los destinos, en la que deben estar incluidos los días de llegada y salida de los invitados.
  • Deberá ser una agenda consolidada para cada departamento y deberá estar diseñada para 6 invitados (agencias de viajes mayoristas) y un apoyo del equipo de Pacífico Colombia. 
  • Se promueve la articulación de empresarios para la presentación de la agenda. Esto no descalifica agendas presentadas por una sola agencia o tour operador. Todas las propuestas son bienvenidas.

Conviene señalar, que se buscará la elección de una agenda por cada departamento de la Región Pacífico (Cauca, Nariño, Chocó y Valle del Cauca), para un total de 4 Fam trips. Con base en lo anterior, los cupos serán asignados de la siguiente manera:

  • 1 agenda del departamento de Nariño. Fechas estimadas de realización del viaje: del 5 al 10 de septiembre. 
  • 1 agenda del departamento del Valle del Cauca. Fechas estimadas de realización del viaje: del 3 al 8 de octubre.
  • 1 agenda del departamento de Cauca. Fechas estimadas de realización del viaje: del 19 al 24 de septiembre. 
  • 1 agenda del departamento de Chocó. Fechas estimadas de realización del viaje: del 17 al 22 de octubre. 

El proponente deberá tener su centro de operaciones en el destino o tener sucursal en el área de influencia donde se desarrollará la agenda.  Los participantes se podrán postular a varios departamentos, pero se hace la claridad que sólo se escogerá una propuesta por participante. En caso de presentar varias propuestas por varios departamentos y varias de ellas resulten ganadoras, el participante deberá escoger cuál propuesta es la que ejecutará. 

En ese mismo orden de ideas, en caso de generarse un empate entre los puntajes de dos o más prestadores turísticos de un mismo departamento, el cupo será asignado a quien reporte un mayor número de turistas nacionales e internacionales durante el año 2019, dependiendo del mercado relacionado con el evento al que se va a asistir.

Beneficios de ser seleccionado para los Fam Trips de Pacífico Colombia

El ganador será quien opere y responsable logístico de la agenda, cuyos costos asociados serán asumidos por el proyecto y además contará con 1 cupo para que un miembro del equipo colaborador acompañe el Fam Trip generando un relacionamiento y networking importante con los participantes del viaje. 

Para conocer las fechas de la invitación, selección, capacitación y realización de los viajes de familiarización, puede remitirse al cronograma que se encuentra al final de este documento.

En lo que respecta a los invitados de los Fam trips, se hace claridad que serán escogidos por el proyecto de conformidad con el estudio de mercado desarrollado con anterioridad.

REQUISITOS HABILITANTES
  1. Ser beneficiario del Proyecto “Consolidación del destino turístico Región Pacífico a partir del fortalecimiento de sus activos culturales y naturales Cauca, Nariño, Chocó, Valle del Cauca”, criterio que será verificado por el comité evaluador con el registro de participación en actividades con el que cuenta el proyecto
  2. Estar formalizado; para ello deberá aportar:
    1. Copia de cédula de ciudadanía 
    2. Copia del RUT 
    3. RNT activo 
    4. Comprobante de pago de Seguridad Social 
    5. Certificado de Cámara de Comercio 
    6. Soporte de pago contribución parafiscal para la promoción del turismo (FONTUR).

NOTA: Es importante aclarar que únicamente quedarán habilitadas las personas que no cuenten con reportes negativos una vez se realicen las siguientes consultas que el postulante autoriza con el solo hecho de su presentación:

  • Certificado de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de la República de Persona Jurídica y representante legal.
  • Certificado de Antecedentes Disciplinarios, emitidos por la Procuraduría General de la Nación de Persona Jurídica y representante legal.
  • Consulta al Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC – POLICÍA NACIONAL del representante legal.
  • Certificado de no inhabilidades por delitos sexuales del Representante Legal.
  • Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional del Representante Legal.
  • Situación militar definida del representante legal.
  1. Contar con un portafolio que incluya oferta turística en algún destino del Proyecto Turismo Región Pacífico (Chocó, Valle del Cauca, Cauca y Nariño). 
  2. Contar con disponibilidad de tiempo, conexión a internet y computador para asistir a capacitaciones de preparación previa.
  3. Contar con la implementación de protocolos de bioseguridad para COVID – 19, que garanticen las medidas sanitarias y protejan la salud de los invitados nacionales e internacionales.
  4. Estar en capacidad de ofrecer recorridos de validación para el equipo del proyecto en fechas a acordar entre las partes. Los costos relacionados con estos recorridos serán asumidos por el proyecto.
  5. Contar con al menos una (1) experiencia priorizada por el Proyecto Turismo Región Pacífico dentro de su portafolio de servicios, paquetes y planes turísticos.
  6. El operador o grupo operador cuenta con la capacidad financiera para cubrir imprevistos durante la realización del Fam Trip.
CRITERIOS CALIFICABLES
  • Contar con experiencia previa en la realización de Fam trips nacionales o internacionales. (Máximo 14 puntos)
  • Presentar una propuesta clara y coherente, es decir que detalla una a una las actividades y experiencias a realizar, acompañada de los horarios, tiempos de duración y trayectos (Máximo 10 puntos)
  • La agenda presentada es interesante, atractiva y robusta, lista para ser comercializada en mercados nacionales e internacionales. (Máximo 10 puntos)
  • La agenda cuenta con experiencias priorizadas por el proyecto dentro de las actividades propuestas. (Máximo 15 puntos) Para conocer las experiencias priorizadas por el proyecto ingrese al siguiente link: [https://drive.google.com/file/d/1Jhn6h93ahOw9lpO0wsD4Tvh49XA77LY1/view?usp=sharing]. 
  • La propuesta empaqueta servicios de alojamiento, alimentación, transporte y experiencias en la agenda. (Máximo 10 puntos)
  • Los establecimientos de alojamiento propuestos en la agenda deben contar los siguientes servicios: – Wifi, desayuno incluido, elementos decorativos alusivos y en armonía con el destino. (Máximo 6 puntos)
  • El operador cuenta con algún programa de sostenibilidad que pueda ser evidenciado dentro de las actividades. Idealmente asociado a los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Esto con el fin de enviar un mensaje de responsabilidad social y aporte a la sociedad.  (Máximo 5 puntos)
  • Contar con un portafolio que incluya oferta turística en algún destino del Proyecto Turismo Región Pacífico (Chocó, Valle del Cauca, Cauca y Nariño) (Máximo 10 puntos)
  • Canales activos de comercialización (Website, redes sociales, acuerdos con mayoristas, OTAS, otros). (Máximo 5 puntos)
  • La propuesta presentada está formada por la articulación de un grupo de empresarios o PST beneficiarios del proyecto que deciden trabajar juntos para la operación del Fam Trip. (Máximo 10 puntos)
  • La propuesta cuenta con personal y guías (con RNT) para el acompañamiento de los invitados durante el cumplimiento de las agendas. (Máximo 5 puntos)

Adicionalmente se solicita informar mediante una constancia suscrita del representante legal:

  1. Número de turistas internacionales recibidos en 2019.
  2. Número de turistas nacionales recibidos en 2019.
  3. Declaración juramentada en donde se confirme que las tarifas presentadas en la agenda se mantienen hasta el mes de septiembre u octubre, fecha de realización de los viajes.

Si se cumple con los requisitos mencionados, la postulación y envío de los documentos solicitados, se debe hacer a través del siguiente formulariohttps://forms.gle/bYs3mUyMRNVEas7b8

OJO: SEÑOR EMPRESARIO. SI USTED QUIERE RESULTAR SELECCIONADO, VERIFIQUE BIEN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA, PUES UNA VEZ CULMINADO EL PLAZO PARA LA POSTULACIÓN NO HABRÁ POSIBILIDAD DE SUBSANAR.

Posteriormente, las agendas de los empresarios que cumplan con los requisitos habilitantes y tengan los puntajes más altos tras la verificación de los criterios calificables, serán las seleccionadas para los Viajes de Familiarización. 

COMITÉ EVALUADOR

Recibidas las postulaciones, un comité evaluador se encargará de suscribir un documento, en el cual se deje constancia del cumplimiento de los requisitos habilitantes y de la puntuación acordada por el mismo para cada uno de los proponentes.

El comité estará conformado por:

  • Un representante de la Unión Temporal Turismo Región Pacífico.
  • Un representante de la Interventoría Fundación Universidad del Valle.
  • Un representante de la RAP Pacífico.
PUBLICACIÓN DE RESULTADOS

Los resultados serán publicados en la página web del proyecto y en la página web de la RAP Pacífico. Una vez la selección se encuentre en firme, se notificará a los delegados mediante correo electrónico.

CRONOGRAMA
Publicación y difusión de los criterios 15 de junio de 2021
Fecha máxima para realizar postulaciones 28 de junio de 2021 hasta las 8:00 a.m.
Fecha de publicación de evaluación 5 de julio de 2021 hasta las 8:00 a.m.
Plazo para presentar observaciones 6 de julio de 2021 hasta las 8:00 a.m.
Fecha de respuesta a observaciones 7 de julio de 2021 hasta las 12:00 p.m.
Publicación de evaluación final y notificaciones 7 de julio de 2021 a las 6:00 p.m.

Al establecer estos criterios se busca contar con una oferta turística competitiva para los mercados internacionales y nacionales, con el fin de generar oportunidades de negocio concretas y turistas para el destino.

Para mayor información, escribir al correo electrónico promocion@proyectoturismopacifico.com o comunicarse al 3176486853

¡Juntos construyamos región a partir del turismo y la cultura!
¡Pacífico soy yo, Pacífico somos todos!

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